Traductions de documents VETASSESS : diplômes, relevés de notes et preuves d’emploi expliqués

Si vous demandez une évaluation des compétences VETASSESS, vos documents pèsent lourd dans la balance. L’évaluateur doit confirmer deux choses : que votre diplôme correspond à la profession visée, et que votre expérience professionnelle est réelle, rémunérée et pertinente. Si ces documents ne sont pas en anglais, la traduction fait partie des preuves.

Nous avons déjà comparé les principaux organismes d’évaluation australiens dans un autre article. Celui-ci est plus pratique : que traduire pour VETASSESS, comment préparer votre commande et ce qui se passe mal le plus souvent.

La règle de traduction VETASSESS en bref

Pour tout document qui n’est pas délivré en anglais, VETASSESS demande deux choses :

1. Un scan couleur de haute qualité du document original, dans sa langue d’origine.
2. Une traduction en anglais réalisée par un service de traduction enregistré ou accrédité.

Les deux doivent être téléversés. Une erreur fréquente consiste à ne téléverser que les traductions en anglais, ce qui peut retarder votre demande. L’évaluateur compare l’original à la traduction : il doit donc voir les deux.

Une traduction certifiée NAATI est l’option la plus sûre. Elle est exigée pour la plupart des usages officiels en Australie et acceptée par VETASSESS où que vous déposiez votre demande.

1. Documents relatifs aux diplômes

Diplôme ou certificat

C’est le document qui atteste votre diplôme, avec votre nom, l’intitulé de la qualification, l’établissement et la date d’obtention. Il doit être traduit intégralement, y compris :

• l’intitulé exact du diplôme (par exemple « Licence en Économie » ou « Bachelor of Engineering »), que le traducteur garde proche de l’original au lieu de le « mettre à niveau » vers un équivalent australien
• le nom et le lieu de l’établissement
• les dates, signatures, tampons et sceaux, qui sont décrits dans la traduction (par exemple « [Stamp: University of Lyon, Registrar’s Office] »)
• toute mention figurant au verso du certificat

Relevés de notes

C’est dans les relevés de notes que VETASSESS vérifie si vos études sont très pertinentes pour votre profession ; ils doivent donc être traduits intégralement: chaque matière, chaque année, les crédits ou les heures, et les notes.

Quelques points pratiques :

• Les intitulés des matières comptent. L’évaluateur s’en sert pour juger de la pertinence. Un bon traducteur les rend avec précision plutôt que de façon générique : « Comptabilité analytique » devient « Management Accounting », et pas simplement « Accounting ».
• Les notes ne sont pas converties. Une note de 14/20 reste 14/20. L’échelle de notation est traduite si elle figure sur le document, mais le traducteur ne la convertit pas en notes australiennes.
• Les relevés sur plusieurs années font souvent plusieurs pages. Chaque page est traduite, comptez-les donc avant de commander.

Supplément au diplôme et autres documents de qualification

Si votre établissement a délivré un supplément au diplôme (courant en Europe), il est souvent en partie ou entièrement bilingue. S’il est déjà entièrement en anglais, il n’a pas besoin d’être traduit. Si seules certaines sections sont en anglais, le reste doit quand même être traduit.

Diplômes obtenus en Chine

Si votre diplôme a été délivré par un établissement chinois, VETASSESS exige qu’il soit vérifié par un service de vérification chinois officiel et agréé, et le rapport de vérification doit être accompagné d’une traduction officielle en anglais. Prévoyez cette étape tôt, car elle rallonge les délais.

2. Preuves d’emploi

C’est généralement la plus grande partie d’une commande de traduction VETASSESS, et celle que la plupart des candidats sous-estiment.

Attestation d’emploi

L’attestation d’emploi (ou lettre de référence) est le document clé pour chaque poste que vous déclarez. Elle doit être sur papier à en-tête de l’entreprise, signée par votre supérieur direct ou les RH, et indiquer :

• votre intitulé de poste et vos dates d’emploi
• si le poste était à temps plein ou à temps partiel, et le nombre d’heures par semaine
• la liste détaillée de vos missions
• votre salaire (dans de nombreux cas)
• le nom, la fonction et les coordonnées du signataire

Si votre employeur l’a rédigée dans la langue locale, la lettre entière est traduite, y compris l’en-tête, le bloc de signature et le tampon de l’entreprise.

Astuce : si votre employeur est d’accord, demandez-lui de délivrer l’attestation directement en anglais, en utilisant le modèle VETASSESS. Un document officiel en anglais fourni par votre employeur n’a pas besoin d’être traduit, ce qui fait gagner du temps et de l’argent.

Preuves de paiement

VETASSESS demande au moins deux exemples de preuves de paiement pour chaque poste déclaré, montrant au moins deux versements de salaire. Les documents typiques sont :

• Bulletins de paie (idéalement un du début et un de la fin de la période d’emploi)
• Documents fiscaux comme les avis d’imposition annuels ou les attestations fiscales de l’employeur
• Relevés de sécurité sociale ou de retraite montrant des cotisations liées à votre employeur
• Relevés bancaires montrant les virements de salaire de votre employeur

Pour les bulletins de paie, chaque ligne est traduite : salaire brut, retenues, cotisations et salaire net. Les montants restent dans la devise d’origine.

Pour les relevés bancaires, inutile de fournir tout l’historique de votre compte. Une page montrant le virement du salaire, avec votre nom et les coordonnées de la banque visibles, suffit généralement, et seules les pages que vous soumettez doivent être traduites.

Contrats et autres justificatifs

Si vous ne pouvez pas obtenir d’attestation d’emploi (par exemple parce que votre employeur a fermé ou ne coopère pas), VETASSESS peut accepter d’autres preuves comme votre contrat de travail, des lettres de promotion, des bulletins de paie et des documents fiscaux. Chacun d’eux doit être traduit s’il n’est pas en anglais.

Travail indépendant

Si vous étiez indépendant, attendez-vous à traduire des documents comme les certificats d’immatriculation de l’entreprise, les déclarations fiscales, les factures adressées aux clients et une attestation de votre comptable. Ces commandes peuvent vite grossir ; listez donc tout avant de demander un devis.

3. Pièces d’identité et documents complémentaires

Votre passeport est généralement déjà bilingue ou en anglais. D’autres documents peuvent devoir être traduits, par exemple :

• un acte de naissance ou une carte d’identité nationale, s’ils servent de preuve d’identité
• un acte de mariage ou un document de changement de nom, si le nom figurant sur votre diplôme ou vos bulletins de paie diffère de celui de votre passeport

Ce dernier point compte plus qu’on ne le pense. Si votre diplôme est à votre nom de jeune fille et pas votre passeport, l’évaluateur a besoin d’une preuve qui relie les deux.

Exemple : une commande de traduction type

Voici à quoi ressemble une commande réaliste pour un candidat titulaire d’une licence et ayant occupé deux emplois :

Chez EzyTranslate, chaque document coûte AU$69, plus AU$49 par page supplémentaire dans le même fichier. Avec les deux bulletins de salaire de chaque employeur réunis dans un seul PDF, cette commande revient à AU$659. Si les deux employeurs peuvent délivrer leurs attestations d’emploi en anglais, elle descend à 4 documents, soit AU$472.

Comment préparer votre commande de traduction

La plupart des retards viennent de commandes envoyées en plusieurs fois, ou de documents qui changent après la traduction. Pour les éviter :

1. Rassemblez tout d’abord. Obtenez toutes vos attestations d’emploi et preuves de paiement avant de commander, afin que les traductions soient faites ensemble et utilisent des noms et des termes cohérents.
2. Vérifiez les noms et les orthographes. Indiquez à votre traducteur comment votre nom apparaît dans votre passeport. La traduction doit lui correspondre exactement sur tous les documents.
3. Envoyez des scans couleur nets. Des bords coupés, des ombres ou des tampons flous ralentissent la traduction et peuvent susciter des questions de l’évaluateur. Ce sont aussi ces scans que vous téléverserez sur VETASSESS.
4. Signalez ce qui est déjà en anglais. Si un document est entièrement en anglais, il n’a pas besoin d’être traduit. S’il est en partie bilingue, dites-le-nous et nous vous indiquerons ce qu’il faut couvrir.
5. Demandez des versions en anglais à vos employeurs lorsque c’est possible. C’est souvent le moyen le plus simple de réduire le coût.
6. Gardez les originaux et les traductions ensemble. Lors du téléversement sur VETASSESS, regroupez chaque original avec sa traduction pour que l’évaluateur puisse les comparer facilement.

Checklist

Diplômes

• Diplôme ou certificat
• Relevés de notes complets (toutes les années)
• Supplément au diplôme, s’il n’est pas entièrement en anglais
• Rapport de vérification pour les diplômes chinois, le cas échéant

Emploi (pour chaque poste)

• Attestation d’emploi sur papier à en-tête, signée
• Au moins deux preuves de paiement (bulletins de paie, documents fiscaux ou de retraite, relevés bancaires)
• Contrat ou lettres de promotion, s’ils servent de justificatifs

Travail indépendant (le cas échéant)

• Immatriculation de l’entreprise
• Déclarations fiscales et factures
• Attestation du comptable

Identité

• Acte de naissance ou carte d’identité, s’ils ne sont pas en anglais
• Acte de mariage ou de changement de nom, si les noms diffèrent d’un document à l’autre

Obtenez un devis pour vos documents VETASSESS

Envoyez-nous vos documents et indiquez-nous votre profession visée. Nous confirmerons ce qui doit être traduit, signalerons ce qui est déjà en anglais et vous donnerons un prix fixe à l’avance pour des traductions certifiées NAATI acceptées par VETASSESS et le Department of Home Affairs.

Commandez en ligne. Choisissez « Autre document », envoyez vos documents et voyez le prix avant de payer.

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FAQ

VETASSESS exige-t-il des traductions NAATI ?
VETASSESS demande des traductions réalisées par un service de traduction enregistré ou accrédité. Une traduction certifiée NAATI répond à cette exigence et est aussi acceptée par Home Affairs pour votre demande de visa.

Dois-je traduire tout mon relevé de notes ou seulement les matières pertinentes ?
Traduisez le relevé en entier. VETASSESS évalue la pertinence de vos études par rapport à votre profession, et un relevé partiel peut soulever des questions.

Mon attestation d’emploi est en anglais, mais pas mes bulletins de paie. Que dois-je traduire ?
Uniquement les bulletins de paie. Les documents officiellement délivrés en anglais n’ont pas besoin de traduction.

Combien de bulletins de paie dois-je traduire ?
VETASSESS demande au moins deux preuves de paiement par poste. Traduisez celles que vous soumettez ; il n’est pas nécessaire de traduire tous les bulletins de paie de votre carrière.

Puis-je réutiliser mes traductions VETASSESS pour ma demande de visa ?
Oui, si elles sont certifiées NAATI et que les documents n’ont pas changé. Beaucoup de candidats utilisent les mêmes traductions pour leur évaluation des compétences et le dépôt de leur visa.